Mengingat dewasa ini semakin banyak aktivitas yang dilakukan secara digital, sangatlah penting bagi Anda untuk melakukan backup data secara berkala.
Backup data secara berkala ini bisa Anda lakukan secara mandiri atau dengan memanfaatkan jasa vendor. Opsi kedua ini terutama cocok untuk aktivitas profesional berskala besar.
Backup Data Secara Berkala: Definisi, Tujuan, dan Manfaat Backup Data
Backup data adalah suatu proses menyalin dan menduplikasi data yang tersimpan dalam suatu perangkat ke alat penyimpanan yang lain.
Upaya ini merupakan salah satu poin penting yang perlu Anda perhatikan dan lakukan secara seksama, demi mengamankan keberadaan data digital.
Backup Data Secara Berkala: Tujuan dan Manfaat Melakukan Backup Data
Tujuan utama dari proses tersebut adalah untuk menghindarkan Anda dari resiko kehilangan data-data penting yang tersimpan dalam perangkat digital.
Insiden kehilangan data ini bisa terjadi akibat kerusakan perangkat, infeksi virus, serangan malware, instal ulang program, dsb.
Selain meminimalisir resiko kehilangan data, proses backup data juga berguna untuk menjaga ketersediaan ruang penyimpanan data pada perangkat gawai Anda.
Anda bisa menghapus data lama yang telah di-backup dari perangkat agar memori dapat digunakan untuk menyimpan data yang baru.
Agar tujuan dan manfaat itu dapat tercapai, proses backup tentunya harus dilakukan sebelum kerusakan atau kehilangan data benar-benar terjadi.
Mengingat tidak ada seorangpun yang bisa memperkirakan waktu terjadinya kerusakan, sebaiknya Anda menjadwalkan untuk melakukan backup data secara berkala.
Cara Melakukan Backup Data Secara Berkala
Ada beberapa cara untuk melakukan backup data secara berkala yang bisa Anda terapkan dengan cukup mudah, yaitu:
Backup Data dengan Menggunakan Hard Disk Eksternal
Hard disk eksternal bisa menjadi alternatif solusi yang sangat praktis dan mudah jika Anda ingin melakukan backup data secara mandiri.
Anda cukup menyalin dan memindahkan (copy paste) data-data penting dari laptop atau komputer ke hardisk eksternal tersebut.
Hard disk eksternal umumnya memiliki kapasitas memori yang bervariasi dan relatif cukup besar sehingga mampu menyimpan data dalam jumlah banyak.
Harga hardisk eksternal ini pun bisa dibilang relatif terjangkau. Variasi harga produk ini biasanya tergantung pada merk dan besarnya kapasitas penyimpanan.
Selain itu, dimensi fisik hard disk eksternal ini juga tidak terlalu kecil maupun besar sehingga akan memudahkan Anda untuk menyimpannya.
Backup Data dengan Menggunakan USB OTG
USB OTG (On-the-Go)adalah alat yang bisa Anda gunakan untuk membaca data tanpa harus menggunakan perangkat laptop atau komputer.
Lebih jauh, Anda juga bisa memanfaatkan USB OTG ini untuk melakukan backup data, khusus untuk perangkat ponsel pintar.
Alat ini memungkinkan Anda untuk langsung menghubungkan ponsel dengan hard disk atau flash disk. Jadi, Anda tidak perlu mengirimkan semua data ke komputer lebih dulu.
Dengan begitu, maka proses backup data ponsel bisa dibilang menjadi lebih mudah dan praktis.
Backup Data dengan Menggunakan Cloud
Pemanfaatan teknologi cloud computing untuk melakukan backup data secara berkala kini semakin populer, terutama di kalangan pelaku bisnis dan profesional.
Metode Backup Cloud computing ini berbasis internet (nirkabel) sehingga memungkinkan Anda untuk mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja.
Selain itu, cloud computing juga lebih ekonomis karena tidak mengharuskan Anda untuk membangun suatu infrastruktur IT yang kompleks secara mandiri.
Biasanya, Anda cukup menyediakan server dan sejumlah tenaga IT pengawas. Layanan cloud computing itu sendiri bisa Anda peroleh melalui kerja sama dengan pihak vendor penyedianya.
Tips Agar Dapat Melakukan Backup Data Secara Berkala Dengan Tertib
Mengingat pentingnya upaya backup data secara berkala, terutama untuk aktivitas bisnis dan profesional, Anda perlu melakukannya dengan tertib dan disiplin.
Lebih lanjut, untuk memastikan kedisiplinan jalannya upaya backup tersebut, sangat disarankan bagi Anda untuk menjadwalkan pelaksanaannya secara sistematis.
Langkah-langkah untuk menjadwalkan proses backup secara berkala tersebut adalah:
Susun backup plan atau rencana pencadangan
Langkah pertama yang perlu Anda jalankan dalam rangka menjadwalkan upaya backup secara berkala adalah menyusun backup plan atau rencana pencadangan.
Berapa poin yang perlu ditentukan dalam proses penyusunan backup plan ini antara lain:
Jenis data yang akan disalin atau dicadangkan
Data digital yang Anda miliki umumnya bermacam-macam dan bisa jadi tidak semuanya benar-benar penting untuk dicadangkan. Jadi, Anda perlu memilahnya dengan seksama.
Hal ini terutama penting untuk memastikan kesiapan kapasitas memori penyimpanan data backup untuk menampung informasi yang sungguh-sungguh krusial.
Frekuensi dan jenis pencadangan
Selain jenis data yang akan dicadangkan, Anda juga perlu menentukan jenis da frekuensi pencadangannya. Beberapa Opsi pencadangan yang bisa Anda terapkan, antara lain:
- Full Backup yang berarti pencadangan data secara keseluruhan
- Incremental Backup, yakni menyalin semua file yang mengalami perubahan sejak proses pencadangan sebelumnya
- Differential Backup, yaitu menyalin semua file yang mengalami perubahan sejak proses full backup terakhir
Agar lebih efektif, Anda bisa mengkombinasikan jenis dan frekuensi pencadangan tersebut. Contohnya, melakukan full backup setiap satu bulan sekali dan incremental backup setiap harinya.
Cara pencadangan data
Telah disebutkan sebelumnya bahwa ada sejumlah opsi pencadangan yang bisa Anda pilih, yaitu via hardware, software, cloud, atau kombinasi.
Pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya Anda. Pastikan pula fasilitas yang Anda pilih tersebut mempunyai kualitas yang mumpuni.
Jika Anda bermaksud menggunakan metode pencadangan cloud, maka Anda harus cermat dalam memilih vendor penyedia layanan cloud computing yang terpercaya.
Alokasi biaya pencadangan
Aspek biaya tentunya juga merupakan salah satu poin yang tak boleh luput dari langkah penyusunan backup plan Anda.
Hal ini biasanya terutama berkaitan dengan metode pencadangan data yang Anda pilih (cloud, hardware, software, atau kombinasi).
Pastikan alokasi dana yang diperlukan untuk pencadangan ini nantinya tidak akan sampai memberatkan kondisi keuangan Anda.
Divisi atau PIC yang terlibat untuk melakukan pencadangan
Langkah ini khusus untuk Anda yang memiliki skala aktivitas profesional cukup besar dan melibatkan lebih dari satu pihak terkait.
Dalam hal ini Anda bisa juga mempertimbangkan untuk menjadwalkan proses pelatihan karyawan secara khusus untuk menangani proses backup.
Dengan adanya pelatihan ini, karyawan niscaya akan lebih memahami langkah-langkah yang harus mereka lakukan sehubungan dengan penerapan strategi backup data.
Salah satu cara pelatihan yang paling mudah adalah dengan menyusun manual book mengenai prosedur untuk melakukan backup data secara berkala.
Pelaksanaan backup
Setelah menetapkan backup plan, Anda tentunya harus menerapkan setiap poin yang tercantum dalam dokumen perencanaan itu secara tepat dan aktual.
Buat rencana pemulihan (recovery)
Selain menyusun dan menerapkan backup plan, Anda juga perlu memiliki recovery plan atau rencana pemulihan untuk langkah antisipasi.
Recovery plan ini umumnya meliputi beberapa poin sebagai berikut:
- Cara memulihkan data yang dicadangkan yang mencakup pemulihan cepat (quick recovery), replikasi, perlindungan data berkelanjutan, serta pemulihan dari cadangan konvensional
- Seberapa cepat dan banyak data penting yang perlu segera dipulihkan oleh perusahaan
- Memastikan business plan dan recovery plan selaras dengan rencana disaster recovery perusahaan secara keseluruhan
Pengujian dan peninjauan
Langkah terakhir yang perlu Anda lakukan terkait upaya pelaksanaan backup data secara konsisten ini adalah melakukan pengujian dan peninjauan berkala.
Dengan begitu, Anda bisa memastikan hasil pelaksanaan backup plan tersebut benar-benar optimal dan segera mengupayakan tindak perbaikan jika perlu.
Secara keseluruhan, pelaksanaan backup data secara berkala termasuk salah satu langkah investasi untuk menjaga kelancaran aktivitas profesional usaha Anda.